صبح شنبه چند نفر از کارکنان خبر می‌دهند ایمیل‌هایشان به مشتریان برگشت خورده است. در متن پیام برگشتی نام یک فهرست سیاه دیده می‌شود، یا عبارت‌هایی مثل blocked، listed یا poor reputation. این یعنی سرور گیرنده، آدرس IP سرور ایمیل شما را به‌عنوان منبع اسپم شناخته و پیام‌ها را نمی‌پذیرد. عجله برای درخواست حذف وسوسه‌انگیز است، اما اگر علت رفع نشود، IP دوباره و این بار با سابقه بدتر فهرست می‌شود.
فهرست سیاه چیست؟
فهرست‌های سیاه (DNSBL یا RBL) پایگاه‌هایی از آدرس‌های IP و دامنه‌هایی هستند که رفتار اسپم‌گونه از آن‌ها دیده شده است. سرورهای ایمیل هنگام دریافت پیام، IP فرستنده را در این فهرست‌ها جست‌وجو می‌کنند و بر اساس نتیجه پیام را رد می‌کنند یا امتیاز اسپم بالاتری به آن می‌دهند. اعتبار و اثر همه فهرست‌ها یکسان نیست؛ برخی مثل فهرست‌های Spamhaus بسیار پرکاربردند و برخی کم‌اثر. سرویس‌دهنده‌های بزرگی مثل Microsoft و Gmail هم سامانه‌های اعتبارسنجی اختصاصی خودشان را دارند.
قدم اول: تشخیص دقیق
- از پیام برگشتی، نام فهرست و IP مسدودشده را پیدا کنید. مطمئن شوید این IP همان IP عمومی است که سرور ایمیل با آن ایمیل می‌فرستد.
- IP را در یک ابزار آنلاین بررسی هم‌زمان فهرست‌های سیاه و در سایت خود Spamhaus جست‌وجو کنید.
- توضیح هر فهرست را بخوانید؛ معمولاً علت فهرست شدن و شرایط حذف را می‌گوید.
قدم دوم: علت را پیدا و رفع کنید
رایج‌ترین علت‌ها:
- صندوق نفوذشده: رمز یکی از کاربران لو رفته و از طریق سرور شما اسپم ارسال می‌شود. صف ارسال و لاگ‌های SMTP را ببینید؛ معمولاً یک کاربر با حجم غیرعادی ارسال پیدا می‌شود. رمز را عوض کنید، پیام‌های اسپم صف را حذف کنید و ورود دومرحله‌ای را برای وب‌میل فعال کنید.
- دستگاه آلوده در شبکه: اگر سرور ایمیل و رایانه‌های دفتر با یک IP عمومی به اینترنت می‌روند، یک رایانه آلوده می‌تواند مستقیم از پورت
25اسپم بفرستد و IP مشترک را فهرست کند. روی فایروال، پورت25خروجی را برای همه به‌جز سرور ایمیل ببندید. - سایت یا فرم آسیب‌پذیر: فرم تماس یا اسکریپت سایتی که روی همان سرور است، برای ارسال اسپم سوءاستفاده شده باشد.
- ایمیل انبوه: خبرنامه به فهرست‌های قدیمی یا خریداری‌شده، شکایت اسپم و برگشتی زیاد ایجاد می‌کند.
- فهرست‌های سیاستی: برخی فهرست‌ها، مثل PBL اسپمهاوس، بازه‌هایی را فهرست می‌کنند که نباید مستقیم ایمیل بفرستند، مثل IPهای اینترنت کاربری. این لزوماً به معنای ارسال اسپم نیست؛ سرور ایمیل باید روی IP ثابت و مناسب با رکورد PTR درست باشد.
تا علت پیدا و رفع نشده، درخواست حذف ندهید. بسیاری از فهرست‌ها اگر IP بلافاصله دوباره اسپم بفرستد، حذف بعدی را سخت‌تر یا طولانی‌تر می‌کنند.
قدم سوم: درخواست حذف
پس از رفع مشکل، از صفحه حذف هر فهرست درخواست بدهید. برخی فهرست‌ها پس از توقف ارسال اسپم، خودکار و بعد از مدتی IP را حذف می‌کنند. برخی فهرست‌های کم‌اعتبارتر برای حذف سریع پول درخواست می‌کنند؛ پیش از پرداخت، بسنجید اصلاً روی تحویل ایمیل‌های شما اثری دارند یا نه. برای سرویس‌های Microsoft از فرم حذف اختصاصی خودشان و برای Gmail از ابزار Postmaster Tools برای دیدن وضعیت اعتبار دامنه کمک بگیرید.
پیشگیری
- محدودیت تعداد ارسال برای هر کاربر در بازه زمانی؛ بسیاری از سرورهای ایمیل از جمله SmarterMail چنین امکانی دارند.
- رمز قوی و ورود دومرحله‌ای برای صندوق‌ها.
- رکورد PTR درست، به‌همراه SPF، DKIM و DMARC.
- ارسال خبرنامه و ایمیل انبوه از سرویس یا IP جداگانه.
- پایش خودکار و روزانه IP سرور در فهرست‌های اصلی، همراه با هشدار.
چک‌لیست
- IP و نام فهرست از پیام برگشتی مشخص شده
- علت فهرست شدن پیدا و رفع شده
- صف ارسال از پیام‌های اسپم پاک شده
- پورت
25خروجی فقط برای سرور ایمیل باز است - درخواست حذف پس از رفع مشکل ثبت شده
- پایش روزانه فهرست‌ها فعال است
کارشناسان ITPlus724 می‌توانند علت فهرست شدن سرور ایمیل شما را پیدا و رفع کنند، درخواست حذف را پیگیری کنند و پایش دائمی اعتبار IP را راه‌اندازی کنند.