مدیر فروش می‌گوید مشتری ایمیل فرستاده و پیام خطا گرفته است. بررسی که می‌کنید، صندوق او پر شده و سرور ایمیل‌های جدید را برگشت می‌دهد. این اتفاق معمولاً بی‌سروصدا پیش می‌آید: هشدارهای «صندوق شما نزدیک به پر شدن است» نادیده گرفته می‌شوند تا روزی که ایمیل مهمی نرسد.
چرا صندوق‌ها پر می‌شوند؟
- پیوست‌های حجیم: فایل‌های طراحی، اسکن اسناد و ارائه‌ها که بارها رد و بدل می‌شوند.
- پوشه ارسال‌شده‌ها: هر پیوستی که می‌فرستید، یک نسخه از آن در Sent هم می‌ماند.
- سطل زباله و اسپم: پیام‌های حذف‌شده تا وقتی این پوشه‌ها خالی نشوند، فضا اشغال می‌کنند.
- رونوشت‌های بی‌مورد: ایمیل‌های گروهی که به ده‌ها نفر با پیوست ارسال می‌شوند.
قدم اول: ببینید فضا کجا مصرف شده
در وب‌میل یا تنظیمات حساب، حجم هر پوشه را ببینید. در Outlook هم با بخش اندازه پوشه‌ها و جست‌وجو بر اساس اندازه پیام، می‌توانید پیام‌های حجیم را پیدا کنید. معمولاً چند پوشه و تعدادی پیام بزرگ، بخش عمده فضا را گرفته‌اند و رسیدگی به همان‌ها کافی است.
قدم دوم: پاک‌سازی هوشمند
- پوشه‌های زباله و اسپم را خالی کنید یا در تنظیمات سرور، حذف خودکار پیام‌های قدیمی‌تر از مدت مشخص را برای این پوشه‌ها فعال کنید.
- پیوست‌های مهم پیام‌های حجیم را در پوشه پروژه روی سرور فایل ذخیره کنید و سپس پیوست یا کل پیام را حذف کنید.
- خبرنامه‌ها و ایمیل‌های خودکار قدیمی را دسته‌جمعی پاک کنید.
- در پوشه ارسال‌شده‌ها، پیام‌های حجیم قدیمی را بررسی کنید.
برای فایل‌های بزرگ، به‌جای پیوست، لینک اشتراک از سرور فایل یا فضای ابری سازمان بفرستید. هم صندوق شما و هم صندوق گیرنده پر نمی‌شود و همه به آخرین نسخه فایل دسترسی دارند.
قدم سوم: آرشیو؛ سمت سرور، نه روی لپ‌تاپ
راه رایج اما پرخطر، آرشیو Outlook در یک فایل محلی روی رایانه کاربر است. این فایل‌ها معمولاً بکاپ ندارند، با بزرگ شدن ممکن است خراب شوند و با خرابی یا گم شدن لپ‌تاپ از بین می‌روند. همچنین ایمیل‌های آرشیوشده در موبایل و وب‌میل دیده نمی‌شوند.
روش بهتر، آرشیو روی خود سرور است:
- پوشه‌های آرشیو سالانه: پیام‌های سال‌های گذشته به پوشه‌هایی مثل «آرشیو ۱۴۰۲» روی سرور منتقل شوند. با IMAP این پوشه‌ها در همه دستگاه‌ها در دسترس‌اند.
- آرشیو سمت سرور: بسیاری از سرورهای ایمیل سازمانی امکان آرشیو خودکار پیام‌ها در فضایی جدا از صندوق کاربر را دارند؛ امکانات دقیق به نسخه و لایسنس سرور بستگی دارد.
- سیاست نگهداری: مشخص کنید هر نوع ایمیل چه مدت باید نگه داشته شود. برای ایمیل‌های مالی و قراردادی، الزامات قانونی و داخلی شرکت را با مشاور حقوقی یا مالی بررسی کنید.
قدم چهارم: سهمیه متناسب با نقش
همه صندوق‌ها به یک اندازه فضا لازم ندارند. صندوق مدیرعامل، واحد فروش یا بازرگانی معمولاً به فضای بیشتری نسبت به صندوق یک کاربر با مکاتبه کم نیاز دارد. سهمیه‌ها را بر اساس نقش تعیین کنید، هشدار نزدیک شدن به سقف را فعال نگه دارید و گزارش حجم صندوق‌ها را ماهی یک بار مرور کنید. محدودیت حجم پیوست ارسالی و دریافتی را هم مشخص و به کاربران اعلام کنید.
بکاپ را فراموش نکنید
آرشیو جایگزین بکاپ نیست. اگر پیامی اشتباهی حذف شود یا صندوقی آسیب ببیند، فقط بکاپ منظم از سرور ایمیل آن را برمی‌گرداند. مطمئن شوید بکاپ سرور ایمیل، پوشه‌های آرشیو را هم پوشش می‌دهد و بازگردانی یک صندوق آزموده شده است.
چک‌لیست
- حجم صندوق‌ها ماهانه بررسی می‌شود و هشدار سقف فعال است
- پوشه زباله و اسپم خودکار خالی می‌شود
- فایل‌های بزرگ با لینک ارسال می‌شوند، نه پیوست
- آرشیو روی سرور است، نه در فایل محلی لپ‌تاپ
- سیاست نگهداری ایمیل مشخص شده است
- بکاپ سرور ایمیل شامل آرشیو است و تست شده
کارشناسان ITPlus724 می‌توانند سهمیه صندوق‌ها، آرشیو سمت سرور و بکاپ ایمیل سازمانی شما را روی SmarterMail طراحی و پیاده‌سازی کنند.