یک کارمند متوجه می‌شود پوشه قراردادهای یک مشتری دو ماه پیش به اشتباه پاک شده است. بکاپ‌ها هر شب موفق بوده‌اند، اما نرم‌افزار فقط ۱۴ نسخه آخر را نگه می‌دارد؛ یعنی نسخه‌ای که آن پوشه را داشته، مدت‌هاست پاک شده. سیاست نگهداری (Retention) دقیقاً به همین سؤال جواب می‌دهد: تا چه مدت در گذشته می‌توانید برگردید؟
چرا نسخه‌های اخیر کافی نیست؟
- خطاهای دیرکشف‌شده: حذف یا تغییر اشتباهی اطلاعات گاهی هفته‌ها بعد معلوم می‌شود.
- باج‌افزار و نفوذ: ممکن است مهاجم مدتی پیش از حمله در شبکه بوده باشد و نسخه‌های اخیر هم آلوده باشند.
- خرابی تدریجی داده: فایل یا دیتابیسی که آرام‌آرام خراب شده، در همه نسخه‌های اخیر هم خراب است.
- نیازهای حسابرسی و قانونی: برخی اسناد مالی و قراردادی باید سال‌ها در دسترس باشند. مدت دقیق را با مشاور مالی یا حقوقی شرکت مشخص کنید.
روش GFS
رایج‌ترین روش، GFS (پدربزرگ، پدر، پسر) است که نسخه‌ها را در چند لایه زمانی نگه می‌دارد:
- روزانه (پسر): نسخه‌های چند هفته اخیر برای بازیابی‌های روزمره.
- هفتگی (پدر): یک نسخه از هر هفته برای چند هفته یا چند ماه.
- ماهانه (پدربزرگ): یک نسخه از هر ماه برای یک سال یا بیشتر.
- سالانه: در صورت نیاز، یک نسخه پایان سال برای چند سال.
مثلاً طرح «۱۴ روزانه، ۸ هفتگی، ۱۲ ماهانه» با حدود ۳۴ نقطه بازیابی، از دو هفته اخیر تا یک سال گذشته را پوشش می‌دهد. نرم‌افزارهایی مثل Veeam و Proxmox Backup Server این نوع نگهداری را پشتیبانی می‌کنند؛ در Proxmox با گزینه‌هایی مثل keep-daily، keep-weekly و keep-monthly.
سیاست را چطور تعیین کنیم؟
- داده‌ها را دسته‌بندی کنید. دیتابیس مالی، سرور فایل، ایمیل و سرورهای زیرساختی نیاز یکسانی ندارند؛ مثلاً نسخه‌های خیلی قدیمی سرور دامین کاربرد کمی دارند، اما نسخه‌های قدیمی اسناد مالی مهم‌اند.
- از واحدها بپرسید. معمولاً چه مدت بعد متوجه حذف یا خرابی اطلاعات می‌شوند؟ کدام اسناد باید سال‌ها بمانند؟
- لایه‌ها را تعریف کنید. برای هر دسته تعداد نسخه‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه را بنویسید.
- فضا را برآورد کنید. با بکاپ افزایشی و حذف داده‌های تکراری (Deduplication)، حجم واقعی بسیار کمتر از «حجم کامل ضرب در تعداد نسخه» است، اما رشد سالانه داده را هم در نظر بگیرید.
- لایه‌ها را روی رسانه‌های مختلف پخش کنید. نسخه‌های روزانه روی مخزن سریع داخلی، و نسخه‌های ماهانه و سالانه روی مخزن بیرون از سازمان یا رسانه آفلاین.
نگهداری بیش از حد هم بی‌هزینه نیست. اطلاعات شخصی کارکنان و مشتریان که سال‌ها بی‌دلیل در بکاپ‌ها مانده، در صورت نشت اطلاعات خودش یک ریسک است. مدت نگهداری باید دلیل داشته باشد.
اشتباه‌های رایج
- استفاده از تنظیم پیش‌فرض نرم‌افزار بدون فکر به نیاز شرکت.
- یکی گرفتن «تعداد نسخه» و «تعداد روز»؛ اگر روزی چند بار بکاپ بگیرید، ۱۴ نسخه ممکن است فقط چند روز را پوشش دهد.
- نگهداری همه لایه‌ها روی یک دیسک؛ با خرابی آن، کل تاریخچه از بین می‌رود.
- تست نکردن نسخه‌های قدیمی؛ نسخه یک‌ساله باید با نرم‌افزار بکاپ فعلی هم قابل بازیابی باشد.
- مکتوب نکردن سیاست؛ وقتی فرد مسئول عوض شود، کسی دلیل تنظیمات را نمی‌داند.
چک‌لیست
- سیاست نگهداری برای هر دسته از داده‌ها مکتوب و تأییدشده است.
- دست‌کم چند هفته نسخه روزانه و چند ماه نسخه ماهانه دارید.
- الزامات مالی و قانونی نگهداری اسناد بررسی شده است.
- نسخه‌های بلندمدت بیرون از سازمان یا آفلاین هم نگهداری می‌شوند.
- فضای مخزن با سیاست نگهداری و رشد داده هم‌خوانی دارد.
- سالی یک‌بار بازیابی از یک نسخه قدیمی تست می‌شود.
سیاست نگهداری خوب، میان هزینه ذخیره‌سازی و توان بازگشت به گذشته تعادل برقرار می‌کند. کارشناسان ITPlus724 می‌توانند سیاستی متناسب با داده‌ها و الزامات شرکت شما طراحی و در نرم‌افزار بکاپ پیاده کنند.