رایج‌ترین درخواست بازیابی در شرکت‌ها، برگرداندن کل سرور نیست؛ کاربری فایل اکسلی را رونویسی کرده، پوشه‌ای را اشتباهی پاک کرده یا نسخه دیروز یک قرارداد را می‌خواهد. اگر برای هر کدام از این درخواست‌ها لازم باشد سراغ نرم‌افزار بکاپ بروید، هم وقت تیم IT گرفته می‌شود و هم کاربر منتظر می‌ماند. ویندوز سرور قابلیتی دارد که بخش بزرگی از این درخواست‌ها را حتی بدون دخالت IT حل می‌کند.
Shadow Copy چیست؟
Shadow Copies of Shared Folders قابلیتی در ویندوز سرور است که بر پایه سرویس VSS، در زمان‌های مشخص از وضعیت یک درایو نسخه لحظه‌ای می‌گیرد. کاربران می‌توانند روی فایل یا پوشه در پوشه اشتراکی راست‌کلیک کنند و از زبانه Previous Versions نسخه چند ساعت یا چند روز قبل را باز یا بازیابی کنند.
این نسخه‌ها فقط تغییرات را نگه می‌دارند، پس فضای نسبتاً کمی می‌گیرند. تعداد نسخه‌ها برای هر درایو محدود است و با پر شدن فضای تعیین‌شده، قدیمی‌ترین نسخه‌ها پاک می‌شوند.
فعال‌سازی گام‌به‌گام
- روی سرور فایل، در File Explorer روی درایو حاوی پوشه‌های اشتراکی راست‌کلیک و Configure Shadow Copies را انتخاب کنید.
- درایو را انتخاب و Settings را باز کنید.
- در صورت امکان، محل ذخیره نسخه‌ها را روی درایو دیگری بگذارید تا فشار نوشتن روی درایو اصلی کم شود.
- سقف فضا را مشخص کنید؛ فضای بیشتر یعنی دسترسی به نسخه‌های قدیمی‌تر.
- زمان‌بندی را بررسی کنید. زمان‌بندی پیش‌فرض دو نوبت در روز و فقط دوشنبه تا جمعه است که با هفته کاری ایران هم‌خوان نیست؛ روزها را اصلاح کنید و مثلاً صبح، ظهر و پایان وقت اداری را در نظر بگیرید.
- Enable را بزنید و از یک کلاینت بررسی کنید که زبانه Previous Versions نسخه‌ها را نشان می‌دهد.
زمان‌بندی خیلی فشرده، مثلاً هر چند دقیقه، روی کارایی سرور اثر می‌گذارد و نسخه‌های قدیمی را زودتر پاک می‌کند. چند نوبت در روز برای بیشتر شرکت‌ها کافی است.
چرا Shadow Copy بکاپ نیست؟
- روی همان سرور و معمولاً همان دیسک است؛ با خرابی دیسک یا سرور، از بین می‌رود.
- باج‌افزارها معمولاً پیش از رمزگذاری، نسخه‌های VSS را پاک می‌کنند.
- تعداد و قدمت نسخه‌ها محدود است و برای بازگشت چندماهه کاربرد ندارد.
پس Shadow Copy لایه «بازیابی سریع روزمره» است و کنار آن باید یک بکاپ واقعی و جدا داشته باشید.
بکاپ واقعی سرور فایل
- بکاپ کل سرور یا ماشین مجازی: با نرم‌افزارهایی مثل Veeam یا Proxmox Backup Server، یا Windows Server Backup برای محیط‌های ساده. این روش هم بازیابی کامل سرور و هم بازیابی تک‌فایل را ممکن می‌کند.
- حفظ مجوزها: هنگام بازیابی، مجوزهای NTFS پوشه‌ها هم باید برگردد؛ روشی انتخاب کنید که این اطلاعات را نگه دارد.
- چند نوبت در روز: اگر تغییرات زیاد است، بکاپ افزایشی چند بار در روز را در نظر بگیرید.
- نسخه بیرون از سرور و سازمان: بکاپ را روی ذخیره‌ساز جدا و یک نسخه را بیرون از دفتر نگه دارید.
اشتباه‌های رایج
- استفاده از کپی ساده یا
robocopy /MIRبه‌عنوان بکاپ؛ این روش حذف‌ها و فایل‌های رمزگذاری‌شده را هم به مقصد منتقل می‌کند. - اتکا به Shadow Copy به‌جای بکاپ.
- فعال کردن Shadow Copy روی درایوی غیر از درایوی که پوشه‌های اشتراکی واقعاً روی آن است.
- آموزش ندادن Previous Versions به کاربران؛ بسیاری از درخواست‌ها را خودشان می‌توانند حل کنند.
چک‌لیست
- Shadow Copy روی درایو پوشه‌های اشتراکی فعال و زمان‌بندی‌شده است.
- روزهای زمان‌بندی با هفته کاری شرکت هم‌خوان است.
- فضای کافی برای نسخه‌های چند روز در نظر گرفته شده است.
- کاربران استفاده از Previous Versions را می‌دانند.
- بکاپ واقعی و جدا از سرور فایل، با حفظ مجوزها، گرفته می‌شود.
- بازیابی یک پوشه از بکاپ به‌صورت دوره‌ای تست می‌شود.
ترکیب Shadow Copy برای درخواست‌های روزمره و بکاپ واقعی برای روزهای بحران، سرور فایل را هم راحت و هم امن می‌کند. کارشناسان ITPlus724 می‌توانند این دو لایه را روی سرور فایل شما پیاده‌سازی و بررسی کنند.