پیش‌فاکتوری که برای مشتری فرستاده‌اید به دستش نرسیده، چون در پوشه اسپم مانده است. یا بدتر: کسی با آدرسی شبیه آدرس شرکت شما، برای مشتری‌هایتان ایمیل جعلی با شماره حساب تقلبی فرستاده است. هر دو مشکل یک ریشه مشترک دارند: دامنه شما به سرویس‌های ایمیل دنیا نمی‌گوید کدام سرورها اجازه ارسال ایمیل به نام شما را دارند.
سرویس‌دهنده‌های بزرگ ایمیل مثل Gmail و Outlook در سال‌های اخیر سخت‌گیرتر شده‌اند و از فرستنده‌هایی که حجم زیادی ایمیل می‌فرستند صراحتاً می‌خواهند SPF، DKIM و DMARC را تنظیم کرده باشند. برای همه شرکت‌ها، داشتن این سه رکورد دیگر یک الزام عملی است.
SPF: چه سرورهایی اجازه ارسال دارند؟
SPF یک رکورد TXT در DNS دامنه است که فهرست سرورهای مجاز به ارسال ایمیل برای دامنه را اعلام می‌کند. گیرنده بررسی می‌کند ایمیل از یکی از این سرورها آمده یا نه. یک نمونه ساده:
v=spf1 mx ip4:203.0.113.10 include:_spf.example.com ~all
در این مثال، سرورهای MX دامنه، آدرس 203.0.113.10 و سرورهای سرویس دیگری که با include اضافه شده، مجازند. بخش انتهایی تعیین می‌کند با بقیه چه شود: ~all یعنی مشکوک علامت بخورد و -all یعنی رد شود.
نکته‌های مهم SPF:
- هر دامنه فقط یک رکورد SPF داشته باشد؛ دو رکورد جدا باعث خطا می‌شود.
- همه سرویس‌هایی که به نام شما ایمیل می‌فرستند را اضافه کنید: سرور ایمیل، سامانه پیامک و ایمیل انبوه، نرم‌افزار فروشگاه یا CRM.
- SPF حداکثر ۱۰ جست‌وجوی DNS (مثل include) را مجاز می‌داند؛ زیاده‌روی در include رکورد را نامعتبر می‌کند.
DKIM: امضای دیجیتال هر ایمیل
DKIM به هر ایمیل خروجی یک امضای دیجیتال اضافه می‌کند. کلید خصوصی روی سرور ایمیل می‌ماند و کلید عمومی در یک رکورد TXT در DNS منتشر می‌شود؛ معمولاً با نامی مثل selector._domainkey.company.com. گیرنده با کلید عمومی امضا را بررسی می‌کند و مطمئن می‌شود ایمیل واقعاً از دامنه شما آمده و در مسیر تغییر نکرده است.
سرورهای ایمیل مثل SmarterMail امکان ساخت کلید DKIM را دارند؛ کافی است کلید را بسازید، رکورد را در DNS قرار دهید و امضا را فعال کنید.
DMARC: سیاست نهایی و گزارش
DMARC به گیرنده می‌گوید اگر ایمیلی SPF و DKIM را رد کرد چه کند، و از گیرنده‌ها می‌خواهد گزارش ایمیل‌هایی که به نام دامنه شما دیده‌اند را برایتان بفرستند. رکورد DMARC یک TXT با نام _dmarc.company.com است:
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@company.com
مقدار p سیاست را تعیین می‌کند:
- p=none: فقط گزارش؛ هیچ ایمیلی رد نمی‌شود. برای شروع و شناسایی همه منابع ارسال.
- p=quarantine: ایمیل‌های نامعتبر به اسپم می‌روند.
- p=reject: ایمیل‌های نامعتبر کاملاً رد می‌شوند؛ قوی‌ترین محافظت در برابر جعل.
مسیر پیشنهادی: با p=none شروع کنید، چند هفته گزارش‌ها را بررسی کنید تا مطمئن شوید همه سرویس‌های مجاز در SPF و DKIM هستند، بعد به quarantine و در نهایت reject بروید.
چند عامل دیگر که روی رسیدن ایمیل اثر دارند
- رکورد PTR (Reverse DNS): آدرس IP سرور ایمیل باید به نام سرور اشاره کند و با آن هم‌خوان باشد.
- اعتبار IP سرور: اگر IP سرور در فهرست‌های سیاه باشد، ایمیل‌ها رد یا اسپم می‌شوند. فهرست‌ها را دوره‌ای بررسی کنید.
- محتوای ایمیل: تیترهای اغراق‌آمیز، لینک‌های کوتاه‌شده مشکوک و پیوست‌های اجرایی امتیاز اسپم را بالا می‌برند.
- صندوق‌های آلوده: اگر رمز یک صندوق لو برود و از آن اسپم ارسال شود، اعتبار کل سرور آسیب می‌بیند. رمز قوی و ورود دومرحله‌ای برای وب‌میل را جدی بگیرید.
چطور بررسی کنیم؟
یک ایمیل به یک صندوق Gmail بفرستید و در Gmail گزینه نمایش متن اصلی (Show original) را باز کنید. آنجا نتیجه SPF، DKIM و DMARC به‌صورت PASS یا FAIL نمایش داده می‌شود. ابزارهای آنلاین بررسی رکوردهای DNS هم می‌توانند خطاهای نگارشی رکوردها را نشان دهند.
چک‌لیست
- یک رکورد SPF شامل همه سرویس‌های ارسال
- امضای DKIM فعال و رکوردش در DNS منتشر شده
- رکورد DMARC با آدرس دریافت گزارش
- رکورد PTR درست برای IP سرور ایمیل
- بررسی دوره‌ای فهرست‌های سیاه
- رمز قوی و ورود دومرحله‌ای برای صندوق‌ها
ایمیل سازمانی ITPlus724 روی سرور SmarterMail با همین تنظیمات راه‌اندازی می‌شود. اگر ایمیل‌های شرکتتان به اسپم می‌رود، کارشناسان ما رکوردهای دامنه را بررسی و اصلاح می‌کنند.