یکی از رایج‌ترین شکایت‌ها در شرکت‌های چندشعبه این است: «نرم‌افزار مالی در دفتر مرکزی سریع است، اما در شعبه هر گزارش چند دقیقه طول می‌کشد.» یا بدتر: «وسط ثبت سند اینترنت قطع شد و حالا دیتابیس خطا می‌دهد.» علت معمولاً خود نرم‌افزار نیست، بلکه روش اتصال شعبه به آن است. سه روش اصلی وجود دارد و انتخاب درست به نوع نرم‌افزار، تعداد کاربران و کیفیت لینک شعب بستگی دارد.
روش اول: اتصال مستقیم کلاینت به دیتابیس
در این روش نرم‌افزار روی رایانه کاربر شعبه نصب است و از مسیر VPN مستقیم به دیتابیس سرور مرکزی وصل می‌شود؛ درست مثل شبکه داخلی دفتر مرکزی.
- مزیت: ساده است، سرور اضافه نمی‌خواهد و چاپ و خروجی گرفتن مثل قبل روی رایانه کاربر انجام می‌شود.
- عیب: بسیاری از نرم‌افزارهای کلاینت‌سرور برای شبکه داخلی طراحی شده‌اند و برای هر فرم یا گزارش، تعداد زیادی درخواست کوچک به دیتابیس می‌فرستند. در شبکه داخلی تأخیر هر رفت‌وبرگشت ناچیز است، اما روی لینک شعبه چند ده میلی‌ثانیه طول می‌کشد و همین‌ها روی هم جمع می‌شوند. نتیجه کندی است، حتی وقتی پهنای باند کافی است.
- خطر: نرم‌افزارهای قدیمی‌تری که دیتابیسشان فایلی روی پوشه اشتراکی است، با قطع لینک در میانه کار ممکن است دچار خرابی اطلاعات شوند. این روش برای چنین نرم‌افزارهایی روی لینک شعب مناسب نیست.
روش دوم: اجرای نرم‌افزار روی سرور با Remote Desktop
در این روش نرم‌افزار و دیتابیس هر دو در مرکز یا دیتاسنتر هستند و کاربر شعبه با Remote Desktop یا RemoteApp به سرور وصل می‌شود. فقط تصویر صفحه و ورودی کیبورد و ماوس از لینک عبور می‌کند و ارتباط نرم‌افزار با دیتابیس داخل سرور و با سرعت شبکه داخلی انجام می‌شود.
- مزیت: روی لینک‌های معمولی هم روان است، قطع شدن اینترنت شعبه به دیتابیس آسیبی نمی‌زند و نشست کاربر پس از یک قطعی کوتاه معمولاً باقی می‌ماند. به‌روزرسانی نرم‌افزار هم فقط روی سرور انجام می‌شود.
- عیب: به سرور با منابع کافی برای کاربران هم‌زمان نیاز دارد. برای استفاده چندکاربره از Remote Desktop، علاوه بر لایسنس ویندوز سرور، لایسنس دسترسی Remote Desktop Services یا همان RDS CAL هم لازم است. چاپ و انتقال فایل هم باید از قبل تنظیم و آزمایش شود.
دسترسی Remote Desktop را هرگز مستقیم روی اینترنت باز نکنید. کاربران شعب از مسیر VPN یا Remote Desktop Gateway وصل شوند.
روش سوم: نسخه تحت وب
برخی نرم‌افزارهای مالی نسخه تحت وب دارند که با مرورگر کار می‌کند. این روش برای شعب و کاربران سیار راحت است و معمولاً با لینک‌های ضعیف‌تر هم کنار می‌آید. اما مطمئن شوید نسخه وب همه امکانات مورد نیاز شما، از گزارش‌ها تا چاپ و ارتباط با دستگاه‌های فروشگاهی، را دارد. اگر سرور وب روی اینترنت منتشر می‌شود، HTTPS، به‌روزرسانی منظم و ترجیحاً محدود کردن دسترسی به VPN یا آدرس‌های مشخص ضروری است.
چطور انتخاب کنیم؟
- از سازنده نرم‌افزار بپرسید کدام روش را برای شعب پشتیبانی و توصیه می‌کند و آیا نسخه وب دارد.
- تأخیر لینک شعبه را بسنجید: با
pingبه سرور مرکزی در ساعت‌های کاری، تأخیر و گم شدن بسته را اندازه بگیرید. - آزمایش واقعی انجام دهید: یک گزارش سنگین و ثبت یک سند را از شعبه با روش مستقیم و روش ریموت امتحان کنید و زمان هر کدام را مقایسه کنید.
- هزینه کل را حساب کنید: سرور، لایسنس‌ها و پشتیبانی، در کنار زمانی که کاربران با کندی هدر می‌دهند.
در عمل، برای بیشتر نرم‌افزارهای کلاینت‌سرور و شعبی که از مرکز دورند، روش Remote Desktop پایدارترین نتیجه را می‌دهد.
اشتباهات رایج
- افزایش پهنای باند برای حل کندی‌ای که علتش تأخیر است.
- باز کردن پورت دیتابیس یا Remote Desktop روی اینترنت برای راحتی شعب.
- نداشتن لینک پشتیبان در شعبه‌ای که بدون نرم‌افزار مالی کارش متوقف می‌شود.
چک‌لیست
- روش پشتیبانی‌شده با سازنده نرم‌افزار هماهنگ شده است.
- تأخیر و کیفیت لینک هر شعبه اندازه‌گیری شده است.
- روش انتخابی با کاربران واقعی شعبه آزمایش شده است.
- لایسنس‌های لازم، از جمله RDS CAL، تهیه شده است.
- دسترسی فقط از مسیر امن ممکن است.
کارشناسان ITPlus724 می‌توانند روش‌های مختلف را در شرایط واقعی شعب شما آزمایش کنند و بستر مناسب نرم‌افزار مالی را، در دفتر مرکزی یا روی سرور ابری، راه‌اندازی کنند.