ایمیل برای بیشتر شرکت‌ها حافظه کاری سازمان است: قراردادها، مکاتبه با مشتری، پیش‌فاکتورها و سال‌ها سابقه. وقتی سرور ایمیل عوض می‌شود، چه به خاطر محدودیت هاست قبلی، چه برای رفتن به یک سرور ایمیل سازمانی، دو نگرانی اصلی وجود دارد: هیچ پیامی، قدیمی یا تازه، نباید گم شود و کار روزمره کارکنان نباید متوقف شود. هر دو با یک روش مرحله‌ای قابل‌دستیابی‌اند.
قدم اول: فهرست‌برداری
پیش از هر کاری، تصویر کاملی از وضعیت فعلی داشته باشید:
- فهرست همه صندوق‌ها و حجم هر کدام
- نام‌های مستعار، فورواردرها و گروه‌های توزیع ایمیل
- پاسخ‌های خودکار، فیلترها و قوانین سمت سرور
- تقویم‌ها و دفترچه‌های مخاطبین، اگر روی سرور فعلی هستند
- کاربرانی که هنوز با POP3 کار می‌کنند و ایمیل‌هایشان فقط روی رایانه خودشان است
- همه دستگاه‌ها و نرم‌افزارهایی که از طریق این سرور ایمیل می‌فرستند؛ مثل سایت، نرم‌افزار مالی، دستگاه کپی و اسکنر
قدم دوم: آماده‌سازی سرور جدید
- دامنه و همه صندوق‌ها را با همان آدرس‌ها روی سرور جدید بسازید و سهمیه حجم را دست‌کم به اندازه حجم فعلی تعیین کنید.
- نام‌های مستعار، گروه‌ها و فورواردرها را بازسازی کنید.
- کلید DKIM سرور جدید را بسازید و رکوردش را منتشر کنید، رکورد SPF را طوری اصلاح کنید که IP سرور جدید را هم شامل شود و از دیتاسنتر بخواهید رکورد PTR آدرس جدید را تنظیم کند.
- گواهی SSL معتبر برای نام سرور، مثلاً
mail.company.com، روی سرور جدید نصب کنید. - یکی دو روز پیش از انتقال، TTL رکوردهای MX و نام سرور ایمیل را کاهش دهید.
قدم سوم: همگام‌سازی اولیه
پیام‌های قدیمی را پیش از روز انتقال منتقل کنید. رایج‌ترین روش، همگام‌سازی صندوق‌ها از طریق IMAP با ابزارهایی مثل imapsync یا ابزار انتقالی است که خود سرور مقصد ارائه می‌کند. این ابزارها پوشه‌به‌پوشه پیام‌ها را از سرور قدیمی می‌خوانند و در سرور جدید می‌نویسند. برای هر صندوق به دسترسی هر دو طرف نیاز است؛ یا رمز کاربر، یا حساب مدیریتی که برخی سرورها برای همین کار در اختیار می‌گذارند. صندوق‌های حجیم ممکن است ساعت‌ها طول بکشند، پس این مرحله را چند روز زودتر شروع کنید.
پس از همگام‌سازی، تعداد پیام‌های چند پوشه اصلی را در دو سرور مقایسه کنید. یک بررسی ساده در این مرحله، از غافلگیری بعد از خاموش شدن سرور قدیمی جلوگیری می‌کند.
قدم چهارم: روز انتقال
- رکوردهای MX و نام سرور ایمیل را به سرور جدید تغییر دهید.
- چون برخی فرستنده‌ها تا مدتی هنوز به سرور قدیمی تحویل می‌دهند، سرور قدیمی را خاموش نکنید.
- چند ساعت بعد و دوباره یکی دو روز بعد، همگام‌سازی تکمیلی اجرا کنید تا پیام‌هایی که در این فاصله به سرور قدیمی رسیده‌اند هم منتقل شوند. این اجرا فقط پیام‌های جدید را منتقل می‌کند.
- تنظیمات SMTP سایت، نرم‌افزارها و دستگاه‌هایی که ایمیل می‌فرستند را به‌روز کنید.
قدم پنجم: کاربران
اگر نام سرور در تنظیمات کاربران ثابت مانده باشد، Outlook و موبایل‌ها پس از تغییر DNS خودشان به سرور جدید وصل می‌شوند؛ اما ممکن است لازم باشد رمز را دوباره وارد کنند یا حساب را از نو اضافه کنند. پیش از انتقال، زمان کار، آدرس وب‌میل جدید و آنچه کاربران خواهند دید را به آن‌ها اطلاع دهید. امضاها، تقویم‌ها و مخاطبین را جداگانه منتقل کنید و ایمیل‌های محلی کاربران POP3 را پس از تبدیل حساب به IMAP روی سرور بارگذاری کنید.
پس از انتقال
سرور قدیمی را دست‌کم چند هفته در دسترس نگه دارید و پیش از لغو آن، یک بکاپ کامل آرشیوی بگیرید. صف ارسال، گزارش‌های DMARC و ایمیل‌های برگشتی را چند روز زیر نظر داشته باشید تا مطمئن شوید ایمیل‌های شرکت به اسپم نمی‌روند. پس از اطمینان، رکورد SPF را از IP قدیمی پاک و TTL را به حالت عادی برگردانید.
چک‌لیست
- فهرست صندوق‌ها، نام‌های مستعار، گروه‌ها و فرستنده‌های خودکار
- SPF، DKIM، PTR و SSL سرور جدید پیش از انتقال آماده‌اند
- همگام‌سازی اولیه و مقایسه تعداد پیام‌ها
- تغییر MX و دو نوبت همگام‌سازی تکمیلی
- اطلاع‌رسانی به کاربران و به‌روزرسانی دستگاه‌ها
- سرور قدیمی تا اطمینان کامل فعال بماند
کارشناسان ITPlus724 انتقال ایمیل سازمانی به سرور SmarterMail را مرحله‌به‌مرحله و با همگام‌سازی کامل پیام‌ها انجام می‌دهند تا کار کارکنان متوقف نشود.