نرم‌افزار مالی معمولاً حیاتی‌ترین سیستم شرکت است و در بسیاری از شرکت‌ها هنوز روی سروری در گوشه دفتر اجرا می‌شود؛ با همه ریسک‌های قطع برق، خرابی سخت‌افزار و دسترسی دشوار برای شعب و همکاران دورکار. انتقال آن به سرور ابری در دیتاسنتر این مشکلات را حل می‌کند، اما چون پای اطلاعات حسابداری در میان است، باید با دقت و مرحله‌به‌مرحله انجام شود.
قدم اول: هماهنگی با شرکت سازنده نرم‌افزار
پیش از هر اقدام فنی، با پشتیبانی نرم‌افزار مالی صحبت کنید:
- آیا نصب روی سرور ابری و ماشین مجازی را پشتیبانی می‌کنند؟
- قفل نرم‌افزار چطور کار می‌کند؟ بسیاری از نرم‌افزارهای مالی قفل سخت‌افزاری USB دارند که به سرور ابری وصل نمی‌شود. ممکن است سازنده قفل نرم‌افزاری یا شبکه‌ای ارائه دهد، یا باید راهکار دیگری پیدا کرد.
- انتقال لایسنس به سرور جدید چه شرایطی دارد و آیا نصب و تنظیم را خودشان انجام می‌دهند؟
- چه نسخه‌ای از ویندوز سرور و SQL Server را توصیه می‌کنند؟
قدم دوم: انتخاب مدل دسترسی کاربران
این مهم‌ترین تصمیم فنی است:
- اجرای نرم‌افزار روی سرور با Remote Desktop یا RemoteApp: نرم‌افزار و دیتابیس هر دو روی سرور ابری‌اند و کاربران از راه دور کار می‌کنند. سرعت کمتر به کیفیت اینترنت وابسته است و داده‌ها از سرور خارج نمی‌شوند. برای چند کاربر هم‌زمان، لایسنس Remote Desktop Services لازم است.
- نصب نرم‌افزار روی کامپیوتر کاربران و اتصال به دیتابیس ابری از طریق VPN: در بسیاری از نرم‌افزارهای کلاینت‌سروری، این روش روی اینترنت کند و ناپایدار است. پیش از انتخاب، حتماً در عمل آزمایشش کنید.
پورت SQL Server را هرگز روی اینترنت باز نکنید. دیتابیس مالی فقط باید از داخل سرور یا از مسیر VPN در دسترس باشد.
قدم سوم: آماده‌سازی سرور
- منابع را با تعداد کاربران و حجم دیتابیس متناسب کنید؛ دیسک سریع برای دیتابیس اهمیت زیادی دارد.
- سرور را پیش از نصب امن کنید: به‌روزرسانی، فایروال و محدود کردن دسترسی ریموت.
- نسخه SQL Server را بر اساس توصیه سازنده انتخاب کنید. نسخه رایگان Express محدودیت‌هایی در حجم دیتابیس و منابع دارد که باید با رشد اطلاعات شما سازگار باشد.
- تنظیمات منطقه و زبان (Region) ویندوز را برای نمایش درست فارسی، تاریخ و اعداد، مطابق نیاز نرم‌افزار تنظیم کنید.
- چاپ و خروجی گزارش‌ها را از قبل آزمایش کنید؛ کاربران باید بتوانند گزارش را با چاپگر دفتر چاپ کنند و خروجی اکسل بگیرند.
قدم چهارم: انتقال آزمایشی و روز جابه‌جایی
- ابتدا یک بکاپ از دیتابیس را روی سرور ابری بازیابی کنید و با چند کاربر کلیدی، کارهای اصلی را از ثبت سند تا گزارش‌گیری آزمایش کنید.
- روز انتقال نهایی را در زمان کم‌کاری، مثلاً آخر هفته، و دور از روزهای بستن حساب‌ها انتخاب کنید.
- در روز انتقال، کار کاربران روی سرور قدیم را متوقف کنید، بکاپ نهایی بگیرید، آن را روی سرور جدید بازیابی کنید و چند سند و مانده حساب را با سرور قدیم مقایسه کنید.
- سرور قدیم را تا مدتی خاموش یا فقط‌خواندنی نگه دارید تا کسی اشتباهاً روی آن سند ثبت نکند.
قدم پنجم: بکاپ در محیط جدید
انتقال به دیتاسنتر نیاز به بکاپ را از بین نمی‌برد. بکاپ زمان‌بندی‌شده دیتابیس با ابزار SQL Server یا خود نرم‌افزار، بکاپ کامل ماشین مجازی و یک نسخه بیرون از همان سرور، حداقل لازم است. بازیابی را هم دوره‌ای تست کنید.
چک‌لیست
- شرایط پشتیبانی، لایسنس و قفل نرم‌افزار با سازنده روشن شده است.
- مدل دسترسی کاربران آزمایش و انتخاب شده است.
- پورت دیتابیس روی اینترنت بسته است.
- تنظیمات زبان، تاریخ و چاپ آزمایش شده است.
- انتقال آزمایشی با کاربران کلیدی انجام شده است.
- بکاپ دیتابیس و ماشین در محیط جدید فعال و آزموده است.
انتقال نرم‌افزار مالی با برنامه‌ریزی درست، بدون از دست رفتن حتی یک سند انجام می‌شود. کارشناسان ITPlus724 می‌توانند سرور ابری مناسب را آماده کنند و در هماهنگی با پشتیبانی نرم‌افزار مالی شما، انتقال را انجام دهند.