یکی از کارکنان می‌گوید ایمیلی که دیروز در Outlook دیده، امروز در گوشی‌اش نیست. دیگری لپ‌تاپش خراب شده و همراه با آن، ایمیل‌های چند سال کاری‌اش هم از بین رفته است. در بسیاری از این موارد، علت یک انتخاب ساده در زمان افزودن حساب ایمیل است: POP3 به‌جای IMAP.
POP3 چطور کار می‌کند؟
در POP3، نرم‌افزار ایمیل پیام‌ها را از سرور دانلود می‌کند و در حالت معمول آن‌ها را از سرور پاک می‌کند یا پس از مدتی پاک می‌کند. ایمیل‌ها از آن به بعد فقط روی همان رایانه هستند؛ در Outlook داخل یک فایل داده محلی. نتیجه:
- پیام‌ها در دستگاه دوم، مثل موبایل یا وب‌میل، دیده نمی‌شوند یا ناقص دیده می‌شوند.
- پوشه‌ها و ایمیل‌های ارسالی فقط روی همان رایانه‌اند.
- با خرابی دیسک، سرقت لپ‌تاپ یا آلودگی به باج‌افزار، ایمیل‌ها هم از بین می‌روند؛ مگر اینکه از آن فایل جداگانه بکاپ گرفته شود.
IMAP چه فرقی دارد؟
در IMAP، پیام‌ها و پوشه‌ها روی سرور می‌مانند و هر دستگاه فقط نمایی همگام از آن‌هاست. ایمیلی که در موبایل خوانده یا به پوشه‌ای منتقل می‌شود، در Outlook و وب‌میل هم همان‌طور دیده می‌شود. ایمیل‌های ارسالی هم در پوشه Sent روی سرور ذخیره می‌شوند و بکاپ سرور ایمیل، ایمیل‌های کاربر را هم پوشش می‌دهد. برای محیط کاری که هر کس دست‌کم دو دستگاه دارد، IMAP انتخاب درست است.
تنها هزینه IMAP این است که حجم صندوق روی سرور مصرف می‌شود؛ پس سهمیه هر صندوق باید متناسب با کار کاربر تعیین شود.
تنظیمات سرور
اطلاعات دقیق را از مدیر سرور ایمیل بگیرید؛ اما الگوی رایج این است:
- ورودی IMAP: نام سرور مثل
mail.company.com، پورت993با SSL/TLS - ورودی POP3 (در صورت نیاز): پورت
995با SSL/TLS - خروجی SMTP: پورت
465با SSL/TLS یا پورت587با STARTTLS، همراه با احراز هویت - نام کاربری: معمولاً آدرس کامل ایمیل
پورت 25 برای ارتباط سرورها با یکدیگر است و برای نرم‌افزار ایمیل کاربران مناسب نیست؛ بسیاری از سرویس‌دهنده‌های اینترنت هم آن را می‌بندند.
تنظیم در Outlook و موبایل
- در Outlook، افزودن حساب را انتخاب و آدرس ایمیل را وارد کنید.
- اگر Outlook تنظیمات را خودکار پیدا نکرد، گزینه تنظیم پیشرفته یا دستی را بزنید و نوع حساب را IMAP انتخاب کنید.
- سرورهای ورودی و خروجی، پورت‌ها و نوع رمزنگاری را مطابق فهرست بالا وارد کنید.
- در موبایل، در برنامه ایمیل داخلی گوشی یا برنامه‌هایی مثل Gmail و Outlook، حساب را از نوع IMAP اضافه کنید و همان اطلاعات را وارد کنید.
- پس از تنظیم، یک ایمیل آزمایشی بفرستید و بررسی کنید در پوشه Sent همه دستگاه‌ها دیده شود.
برخی سرورهای ایمیل سازمانی، از جمله SmarterMail، امکان همگام‌سازی تقویم و مخاطبین را هم با پروتکل‌هایی مثل CalDAV، CardDAV یا ActiveSync فراهم می‌کنند؛ امکانات دقیق به نسخه و لایسنس سرور بستگی دارد.
تبدیل حساب POP3 به IMAP
پیش از حذف حساب POP3 از Outlook، مطمئن شوید ایمیل‌های قدیمی روی رایانه هستند و از فایل داده آن بکاپ بگیرید. ایمیل‌هایی که POP3 از سرور پاک کرده، با افزودن حساب IMAP برنمی‌گردند.
پس از افزودن حساب IMAP، ایمیل‌های قدیمی را از پوشه‌های حساب POP3 به پوشه‌های حساب IMAP بکشید تا روی سرور بارگذاری شوند. اگر حجم آن‌ها زیاد است، ابتدا مطمئن شوید سهمیه صندوق روی سرور کافی است.
چک‌لیست
- همه کاربران با IMAP متصل‌اند، نه POP3
- اتصال ورودی و خروجی با رمزنگاری SSL/TLS است
- SMTP با احراز هویت و روی پورت
465یا587تنظیم شده - پوشه Sent در همه دستگاه‌ها یکسان است
- حجم صندوق‌ها با نیاز کاربران هم‌خوان است
کارشناسان ITPlus724 ایمیل سازمانی را روی سرور SmarterMail راه‌اندازی می‌کنند و می‌توانند تنظیم Outlook و موبایل کارکنان و انتقال ایمیل‌های قدیمی POP3 را هم انجام دهند.