وقتی کارمندی از خانه یا در سفر کار می‌کند، معمولاً مشتری‌ها با موبایل شخصی‌اش تماس می‌گیرند. نتیجه این است که شماره شخصی کارمند دست مشتری می‌افتد، تماس‌ها در هیچ گزارشی ثبت نمی‌شوند و اگر آن کارمند برود، ارتباط مشتری هم با او می‌رود. تلفن نرم‌افزاری (Softphone) این مشکل را حل می‌کند: داخلی شرکت روی لپ‌تاپ یا موبایل کارمند، هر جا که اینترنت باشد.
تلفن نرم‌افزاری چیست؟
برنامه‌ای که مثل گوشی IP رومیزی به مرکز تلفن شرکت وصل می‌شود و یک داخلی را ثبت می‌کند. کارمند می‌تواند تماس بگیرد، تماس را انتقال دهد، عضو صف پاسخ‌گویی باشد و برای مشتری هم شماره شرکت نمایش داده می‌شود. برنامه‌های متعددی برای رایانه و موبایل وجود دارد؛ برخی رایگان‌اند و برخی نسخه پولی با امکانات بیشتر دارند. MicroSIP برای ویندوز و Zoiper و Linphone برای چند سیستم‌عامل نمونه‌های شناخته‌شده‌اند و برخی سازندگان مرکز تلفن هم اپلیکیشن اختصاصی دارند.
اتصال امن به مرکز تلفن
مهم‌ترین تصمیم این است که تلفن نرم‌افزاری از چه راهی به مرکز تلفن برسد:
- از طریق VPN (پیشنهادی): کارمند ابتدا به VPN شرکت وصل می‌شود و تلفن مثل داخل دفتر کار می‌کند. پورت SIP مرکز تلفن هم روی اینترنت باز نمی‌ماند.
- اتصال مستقیم از اینترنت: فقط با رمزگذاری TLS، رمز داخلی قوی و مسدودسازی خودکار IPهای مهاجم. این روش برای موبایل راحت‌تر است اما حفاظت بیشتری می‌خواهد.
برای دورکار داخلی جداگانه بسازید، حتی اگر در دفتر گوشی رومیزی دارد، و اجازه تماس خروجی آن را به نیاز واقعی محدود کنید.
مراحل راه‌اندازی
- در مرکز تلفن یک داخلی با رمز قوی برای کارمند بسازید، یا اگر مرکز تلفن شما پشتیبانی می‌کند، داخلی فعلی‌اش را برای چند دستگاه تنظیم کنید.
- VPN کارمند را تنظیم و تست کنید.
- برنامه را نصب و اطلاعات حساب را وارد کنید؛ بهتر است این کار را خود کارشناس IT انجام دهد تا رمز داخلی در پیام‌رسان‌ها دست‌به‌دست نشود.
- کدک‌ها را با مرکز تلفن هماهنگ کنید تا تبدیل کدک لازم نباشد.
- یک تماس داخلی، یک تماس بیرونی و یک انتقال تماس را تست کنید.
نکته مهم درباره موبایل
سیستم‌عامل موبایل برای صرفه‌جویی در باتری، برنامه‌های پس‌زمینه را متوقف می‌کند و در نتیجه تماس ورودی نمی‌رسد. راه‌حل، برنامه‌ای است که از سرویس اعلان (Push) پشتیبانی کند، یا در اندروید، خارج کردن برنامه از بهینه‌سازی باتری. پیش از سپردن تماس مشتری به موبایل، دریافت تماس را با صفحه خاموش و برنامه بسته تست کنید.
کیفیت صدا در خانه
- هدست مناسب: بلندگو و میکروفون لپ‌تاپ اکو و نویز ایجاد می‌کند. هدست سیم‌دار یا هدست مخصوص تماس انتخاب مطمئن‌تری است؛ هدست بی‌سیم با اتصال ناپایدار کیفیت را پایین می‌آورد.
- کابل شبکه به‌جای وای‌فای در صورت امکان، یا دست‌کم نزدیکی به مودم.
- مراقب آپلود باشید: همگام‌سازی فایل‌های ابری یا تماس تصویری هم‌زمان در همان خانه، آپلود را پر می‌کند.
اشتباه‌های رایج
- فرستادن اطلاعات حساب SIP برای کارمند در پیام‌رسان.
- باز کردن پورت SIP برای همه اینترنت تا «فقط برای دورکاران» کار کند.
- فراموش کردن غیرفعال‌سازی داخلی دورکار پس از پایان همکاری.
چک‌لیست
- اتصال از طریق VPN، یا TLS همراه با محدودیت دسترسی، برقرار است.
- داخلی جدا با رمز قوی و سطح دسترسی محدود تعریف شده است.
- دریافت تماس روی موبایل با صفحه خاموش تست شده است.
- کارمند هدست مناسب و اتصال پایدار دارد.
- تماس‌های دورکار در گزارش‌ها و در صورت نیاز در صف ثبت می‌شوند.
با تلفن نرم‌افزاری، دورکاران بخشی از سیستم تلفن شرکت می‌مانند، نه یک جزیره جدا. کارشناسان ITPlus724 می‌توانند داخلی‌های دورکاران را همراه با VPN امن روی مرکز تلفن شما راه‌اندازی کنند.