ورود و خروج کارکنان در بیشتر شرکت‌ها کار منابع انسانی است و واحد IT معمولاً آخرین نفری است که باخبر می‌شود. نتیجه را خیلی‌ها دیده‌اند: کارمند جدید روز اول بدون رایانه و حساب کاربری بیکار می‌ماند، و کارمندی که چند ماه پیش رفته هنوز ایمیل شرکت را روی گوشی‌اش دارد یا با VPN وصل می‌شود. راه‌حل، یک فرایند ثابت و یک چک‌لیست مشترک بین منابع انسانی، مدیر واحد و IT است.
قاعده اصلی: IT باید به‌موقع خبردار شود
بدون اطلاع‌رسانی به‌موقع، هیچ چک‌لیستی کار نمی‌کند. یک فرم یا درخواست ثابت تعریف کنید که منابع انسانی برای هر ورود، جابه‌جایی و خروج پر کند: نام، سمت، واحد، تاریخ و دسترسی‌های لازم. در درخواست خروج، تاریخ و ساعت دقیق قطع دسترسی هم باید مشخص باشد.
ورود کارمند جدید
- پیش از روز اول: حساب کاربری بر اساس نقش ساخته شود و رایانه، تلفن داخلی و تجهیزات لازم آماده باشد.
- دسترسی بر اساس نقش: ایمیل، پوشه‌های مشترک، نرم‌افزار مالی یا انبار و سامانه‌های دیگر فقط به اندازه نیاز همان نقش.
- روز اول: کارمند رمز موقت را عوض کند، احراز هویت دومرحله‌ای (MFA) را فعال کند و قوانین استفاده از سیستم‌ها را بخواند و امضا کند.
- آموزش کوتاه امنیتی: تشخیص ایمیل مشکوک، نحوه گزارش مشکل به IT و محل درست ذخیره فایل‌ها.
- ثبت در فهرست دارایی‌ها: هر دستگاهی که تحویل می‌شود، با شماره سریال به نام کارمند ثبت شود.
خروج کارمند؛ فهرستی که نباید چیزی از آن جا بماند
قطع دسترسی فقط غیرفعال کردن حساب دامین نیست. حساب‌های هر کارمند معمولاً در جاهای مختلفی پراکنده است:
- حساب شبکه و دامین: غیرفعال‌سازی در همان روز، نه حذف فوری.
- ایمیل: قطع ورود، تنظیم پاسخ خودکار یا هدایت ایمیل‌ها به جانشین، و نگهداری صندوق طبق سیاست شرکت.
- دسترسی از راه دور: حساب VPN، نرم‌افزارهای پشتیبانی از راه دور و هر دسترسی ریموت دیگر.
- نرم‌افزارهای کاربردی: نرم‌افزار مالی، انبار، CRM و سامانه‌هایی که حساب جداگانه دارند و به دامین وصل نیستند.
- سرویس‌های اینترنتی: پنل‌ها و حساب‌هایی که با ایمیل یا شماره کارمند ساخته شده‌اند، مثل پنل پیامک، صفحه‌های شبکه‌های اجتماعی شرکت یا حساب ثبت دامنه.
- تلفن: داخلی (Extension) به جانشین منتقل یا غیرفعال شود و پیام‌گیر صوتی بررسی شود.
- تجهیزات: لپ‌تاپ، گوشی، حافظه‌ها، توکن، کارت تردد و کلیدها تحویل گرفته شود.
- گوشی شخصی: اگر ایمیل یا اطلاعات شرکت روی گوشی شخصی بوده، دسترسی آن هم قطع شود.
رمزهای مشترک را فراموش نکنید. اگر کارمند رمز وای‌فای، حساب‌های مشترک یا رمز دستگاهی را می‌دانسته، آن رمزها را پس از خروجش عوض کنید.
پیش از پاک کردن لپ‌تاپ
اطلاعات کاری روی رایانه کارمند خروجی متعلق به شرکت است. پیش از نصب مجدد ویندوز، با مدیر واحد مشخص کنید چه فایل‌هایی باید به جانشین یا سرور فایل منتقل شود و از دیسک یک نسخه پشتیبان بگیرید تا مدتی نگهداری شود.
موارد حساس
- خروج غیرمنتظره یا همراه با اختلاف: دسترسی‌ها هم‌زمان با اعلام خبر به فرد قطع شود، نه بعد از آن.
- خروج مدیر شبکه یا نیروی IT: همه رمزهای مدیریتی، از فایروال و تجهیزات شبکه تا حساب‌های سرور، پنل‌های میزبانی و دیتاسنتر و کلیدهای دسترسی را عوض کنید. فهرست کامل این حساب‌ها باید از قبل در جایی امن ثبت شده باشد.
- پیمانکاران و نیروهای پروژه‌ای: حساب‌هایشان از ابتدا تاریخ انقضا داشته باشد.
چک‌لیست
- فرم ورود و خروج بین منابع انسانی و IT تعریف شده است.
- حساب و تجهیزات کارمند جدید پیش از روز اول آماده است.
- فهرست همه حساب‌ها و سامانه‌های هر نقش وجود دارد.
- در روز خروج همه دسترسی‌ها، از دامین تا سرویس‌های اینترنتی، قطع می‌شود.
- تجهیزات تحویل گرفته و فایل‌های کاری منتقل می‌شود.
- رمزهای مشترکی که کارمند می‌دانسته تغییر می‌کند.
ورود و خروج منظم کارکنان هم امنیت را بالا می‌برد و هم کار روزمره را روان‌تر می‌کند. کارشناسان ITPlus724 می‌توانند این فرایند و چک‌لیست‌هایش را متناسب با سیستم‌های شرکت شما تدوین و پیاده‌سازی کنند.