یک روز صبح سایت شرکت باز نمی‌شود و ایمیل‌ها هم برمی‌گردند. بعد از کلی پیگیری معلوم می‌شود دامنه منقضی شده، چون ایمیل یادآوری تمدید به آدرس کارمندی می‌رفته که دو سال پیش از شرکت رفته است. چنین مشکلاتی ربطی به فناوری پیچیده ندارند؛ نتیجه نبودِ یک فهرست ساده و به‌روز از دارایی‌های IT هستند.
چه چیزهایی باید ثبت شود؟
دارایی‌های IT فقط سخت‌افزار نیستند. سه گروه اصلی را در نظر بگیرید.
تجهیزات: رایانه‌ها، لپ‌تاپ‌ها، سرورها، ذخیره‌سازها، تجهیزات شبکه، پرینترها، UPSها و گوشی‌های سازمانی. برای هر مورد:
- نوع، برند، مدل و شماره سریال
- تاریخ خرید، فروشنده و تاریخ پایان گارانتی
- محل نصب و کاربر یا واحد تحویل‌گیرنده
- وضعیت: در حال استفاده، در انبار، در تعمیر یا اسقاط
نرم‌افزارها و لایسنس‌ها: سیستم‌عامل‌ها، آفیس، آنتی‌ویروس، نرم‌افزار بکاپ، نرم‌افزارهای مالی و تخصصی. برای هر مورد نوع لایسنس (دائمی یا اشتراکی)، تعداد، تاریخ انقضا یا تمدید، و اینکه روی کدام دستگاه‌ها یا برای کدام کاربران استفاده شده است.
سرویس‌ها و قراردادها: دامنه‌ها، هاست و سرور ابری، ایمیل سازمانی، گواهی‌های SSL، لینک‌های اینترنت و قراردادهای پشتیبانی. برای هر مورد تاریخ تمدید، هزینه دوره‌ای، شماره اشتراک، راه تماس با سرویس‌دهنده و اینکه پنل مدیریت با کدام حساب و ایمیل ثبت شده است.
حساب‌های مدیریتی سرویس‌ها، مثل پنل دامنه و هاست، را با یک ایمیل سازمانی مشترک، مثلاً صندوق مخصوص واحد IT، ثبت کنید، نه ایمیل شخصی یک کارمند. با رفتن او، کنترل سرویس‌ها نباید از دست شرکت خارج شود.
از کجا شروع کنیم؟
- یک صفحه‌گسترده ساده کافی است. برای هر گروه یک برگه با ستون‌های ثابت بسازید.
- برچسب اموال: روی هر دستگاه یک برچسب با شماره یکتا، ترجیحاً همراه با QR، بچسبانید و همان شماره را در فهرست ثبت کنید.
- جمع‌آوری اطلاعات: فاکتورهای خرید، ایمیل‌های تمدید و پنل سرویس‌دهنده‌ها را مرور کنید تا تاریخ‌ها و حساب‌ها پیدا شوند.
- ابزار تخصصی در صورت رشد: وقتی تعداد دستگاه‌ها زیاد شد، نرم‌افزارهای مدیریت دارایی مثل GLPI یا Snipe-IT که نسخه متن‌باز دارند به کار می‌آیند؛ برخی از این ابزارها با نصب عامل روی رایانه‌ها، اطلاعات سخت‌افزار و نرم‌افزار را خودکار جمع می‌کنند.
چرخه عمر دارایی
ثبت فقط در روز خرید کافی نیست؛ هر دارایی یک چرخه دارد:
- ورود: ثبت در فهرست و چسباندن برچسب، پیش از تحویل به کاربر.
- تحویل و جابه‌جایی: هر بار که دستگاهی بین کاربران یا واحدها جابه‌جا می‌شود، با فرم تحویل ثبت شود.
- خروج کارمند: فهرست دارایی‌هایی که تحویل گرفته بود، مبنای تسویه حساب او باشد.
- اسقاط: پیش از فروش یا دور انداختن دستگاه، دیسک‌ها به‌صورت امن پاک یا تخریب شوند و این کار در فهرست ثبت شود.
یادآوری تمدیدها
مهم‌ترین فایده فهرست، جلوگیری از انقضاهای غافلگیرکننده است. برای هر تاریخ تمدید، یادآوری در تقویم مشترک تیم بگذارید؛ ترجیحاً چند هفته پیش از موعد، تا برای تأیید هزینه و پرداخت وقت کافی باشد. دامنه‌ها، گواهی‌های SSL و لایسنس نرم‌افزار بکاپ از مواردی هستند که انقضایشان مستقیم کار را متوقف می‌کند.
چک‌لیست
- فهرست تجهیزات با سریال، محل، کاربر و پایان گارانتی
- فهرست لایسنس‌ها با تعداد و تاریخ انقضا
- فهرست سرویس‌ها و قراردادها با تاریخ تمدید و حساب مدیریت
- برچسب اموال روی همه دستگاه‌ها
- فرم تحویل و تسویه برای کارکنان
- یادآوری تمدیدها در تقویم مشترک
- روند پاک‌سازی امن دیسک‌ها پیش از اسقاط
کارشناسان ITPlus724 می‌توانند در تهیه شناسنامه دارایی‌های IT شرکت شما کمک کنند و روند ثبت و تمدید را طوری راه بیندازند که چیزی از قلم نیفتد.